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Reuniões desnecessárias ou mal conduzidas são sinônimos de improdutividade na empresa

Quantas vezes você já saiu de uma reunião pensando: “Vim aqui só para perder tempo com tanta coisa pra fazer no escritório!”.

Muitos gerentes têm como premissa não agendar reunião se ela não for absolutamente importante. Um dos absurdos cada vez mais praticados nas empresas é copiar uma dezena de pessoas em um e-mail que só interessa a uma parte delas e perder o controle das respostas a ponto de ter que agendar uma reunião para discutir o problema central, uma vez que o assunto se perdeu em meio a tantos envolvidos com respostas diferentes para o mesmo assunto.

Segundo o administrador da Triad OS Christian Barbosa , multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, o maior motivo para o fracasso da produtividade coletiva nas empresas é o excesso de reuniões desnecessárias e mal conduzidas que atrapalham o desempenho das equipes.

O condutor de uma reunião tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos e, para isso, deve seguir algumas técnicas. Anote e pratique, afinal, ninguém tem tempo a perder nos dias de hoje.

Estabeleça previamente os objetivos da reunião - Evite convocar reuniões de última hora. Para que ela seja produtiva, todos participantes devem estar bem preparados e esclarecidos sobre o motivo da convocação e os temas que nela serão discutidos.

Convoque certo - Analise o motivo da reunião e convoque as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Algumas vezes há pessoas que não precisariam estar ali naquele momento e poderiam aproveitar para fazer outras coisas ao invés de fazer número na sala de reunião.

Abra a reunião clarificando os objetivos - Inicie lendo o objetivo e a pauta da mesma. Certifique-se de que todos os presentes agregam algo ao tema. Deixe o objetivo e a pauta escritos e visíveis durante toda a reunião.

Cada um no seu quadrado – Não se meta na área dos outros e não interrompa a linha de raciocínio de ninguém. Espere que cada um coloque sua posição. Escute o que as pessoas têm a dizer até o final, depois coloque suas explanações.

Permaneça em pé – Isso permite evitar conversas paralelas em função do posicionamento do condutor da reunião, observar os participantes e também ajudar a referenciar visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.

Estabeleça hora para começar e terminar – O controle do tempo precisa ser respeitado para que as pessoas se forcem a ser cada vez mais objetivas.

Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais ideias discutidas na reunião e os próximos passos.

O condutor não precisa ser o chefe - Ao contrário do que muitas pessoas pensam, nem sempre o líder da equipe tem que ser o condutor do encontro. Ele pode delegar essa função para algum outro membro do grupo que consiga fazer com que a reunião seja objetiva.

Revise os pontos discutidos – Perto do final, repasse os assuntos e a divisão das tarefas com prazo para entrega do que ficou estabelecido para cada um.

Evite reuniões semanais de atualização – Para contar aos funcionários coisas novas que acontecem semanalmente na empresa não é preciso convocar reunião, faça isso por email.

As reuniões devem ser extraordinárias e não habituais. Quem vive em reuniões não tem tempo para trabalhar.

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